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2-1:ありがちな失敗

これまで、私たちはいくつものワークフローシステムの導入を見てきました。 その中で、ありがちな失敗として下の例が挙げられます。
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1)親会社から部長が配属されると、ワークフローシステムの承認ルート変更で、毎回100万円のコストが請求される。 しかも変更作業が土日も含め3日3晩も続く。

2)ワークフローシステムを開発した業者なのでちょっとしたことならカスタマイズが可能と判断した。
ところが、すべての申請書がカスタマイズの対象となり、自動仕訳機能は1から手作りとなった。
その結果、設計後の開発見積もりは当初予定の3倍にもなり、さらにSEに業務知識がないため、 受入テスト以降の機能修正で納期も1年遅れとなった。

3)そもそもワークフローシステムは、業務をサポートするシステムでありながら基幹業務システムへ繋がらない。 手作業でデータ投入をしなくてはならない。

等があります。

2-2:従来導入での問題点

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ここで、20年以上も前の話ですが・・・

情報システム部門の長の方が、原価管理システムを開発するときに、現場部門の人を前に、このように挨拶されたんです。
「さぁ、何でもおっしゃってください。我々が如何様にもプログラムを作りますよ」
当時は、業務改善を目的にとか、効率アップのためにといった考えはあまり広まっておらず、 プログラムさえ作れば何でも計算できると、思っている人が多くいました。

今では、「きちっと業務要件をまとめて、仕様を確定させないとシステムが動きませんよ」 ということがわかっているはずです。

ところが、いまだに、20数年も前の頭を持った開発業者もいまして・・・
打合せは、一部の業務担当者と情報システム担当、そして開発ベンダーの三者で進められていきます。
(1)しかし、多くの場合、経営者と話をしていない。もしくは、できない。
(2)経理部や総務部にはヒヤリングをしないで、最後にまとめた要件を説明するだけ。
(3)挙句の果ては、各業務担当者から出てきた「問題点や困ったこと」をあまり聞かずに(重要視しないで) システムの実現方法の検討に入ってしまう。

そうなると・・・

1.会社ルールが反映していない。つまり、本当に経営を機能させる意図が汲み取られていない。

2.人事や会計のルールを知らずに作ってしまう。
仕訳が実務に合わないということで、その機能そのものが「お蔵入り」してしまう。

3.運用に乗らないルールでまとめてしまう。
現場担当に聞くと、「そんなのできないよ」という声を結果として無視してしまった。
導入説明会では、全社員の98%から猛反発に遭い、業者もビックリ!
社内をまとめてもらわないと、ということで、開発~テストもストップさせられた。

ということが起きてしまいます...
(次回は、こうならない為には、を考えていきます。)

アフォードHP(ワークフロー事例)