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第3回は、固定資産のライフサイクルを管理することについてお話します。


3−1:固定資産の管理とは?

固定資産を管理するには、次の2つの側面から視る必要があります。
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固定資産管理の必要性として、下記の二点があります。

1)資産の保全(内部統制的視点)
・・・資産の取得、使用及び処分を正当な手続及び承認の下で行うこと。

2)資産の保全が不適切な場合に発生しうるリスク
・・・固定資産は所有資産ではなく「使用する資産」であり、破損、紛失等により「使用できない資産」となった場合の企業への影響は大きい。
・・・固定資産は長期の使用により、投資回収を行うことが前提。

固定資産管理担当部門の悩みは以下のようなことが考えられます。
1)管理すべきことが多いこと・・・取得、除却、売却、貸与、移動、移管、メンテナンス、棚卸など、資産の購入前の稟議から、何年も経過した後の修理や処分、買い替えまで、多岐に渡ります。
2)一方で、移動や貸与など、資産を持っている部署からの情報がタイムリーに集まらないことも、特徴的な問題です。


3−2:内部統制の目的

1)業務の有効性・効率性・・・事業活動の目標の達成のため、業務の有効性及び効率性を高めること。
2)財務報告の信頼性・・・開示する財務諸表と財務諸表に重要な影響をおよぼす可能性が有る情報について、その信頼性を担保すること。
3)法令順守・・・事業活動に関わる法令や会計基準もしくは規範、各社の倫理綱領やガイドラインを順守させること。
4)資産の保全・・・会社の資産(有形・無形、人的資源も含む)の取得やその使用、処分が正当な手続きや承認のもとで適切に行われるように資産の保全を図ること。

資産の保全が適切になされていないと、投資が無駄になったり、不必要な負債を背負うなど、価値の目減りや競争力の低下を招く可能性があります。 その結果として投資家をはじめとするステークホルダーの利益を大きく損ねることになりかねません。 したがって、正しい手続きを踏んで、会社の利益のために適切に利用することが求められているのです。


3−3:管理レベルのチェック

資産の管理をしなければならないことは、わかってはいます。また、行わなければならないと思っていることも多くあります。

例えば、写真(壊れた個所を大きく撮るなど)を撮って台帳に貼り付ける。購入時の相見積もりをスキャンして資産台帳にファイリングする。保険会社やメンテ会社の連絡先および修理履歴をメモをする。棚卸しの支援のために設置場所ごとの一覧表(もしくはExcel)の出力、非償却資産の登録、資産グループの登録など、いろいろあります。

ここをクリックして管理レベルチェックを行なってみましょう。

皆さんの会社でも、取得時に関わる手続き等はほぼ完全にできていると思います。除却・売却に関しても、ほぼ、できているのではないでしょうか。
しかし、現物管理に至っては、担当部署が総務部門であったりと、充分な管理ができていないことが多いようです。

これは、固定資産が換金性が低く、現金や有価証券に比べ危険性が低いと思われていることが原因だと考えられます。
しかし、固定資産は金額的に重要性が高く、使用期間も長いので、その損失は大きくなります。

例えば、壊れたままの固定資産が放置されていた。社用車の修理履歴が管理されておらず、稼働率が上がらなかった。それどころか、資産が社員の自宅にあった!など、すべて、会社に損害を与えていること、会社のお金をネコババするのと大差ないようなことをしていると考えられないでしょうか。

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