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業務上、他人の書いた業務フローを見る機会が多く、分かりやすい業務フロー、そうではない業務フロー、さまざまなものに遭遇します。今回は、私どもが、業務フローを見る場合、最初にどこを見るのかといったところを紹介します。

1)フローチャートの線が何を表しているのか?
 産能式の業務フローの場合、フローチャートの線は、書類やデータ、物、お金を表しています。つまり、ある業務から次の業務に引き継がれる”もの”が、何なのかが明記されているのか?ということです。
 営業部門から、事務部門にフローチャートの線が繋がっています。しかし、帳票名がありません。そうなると、口頭での連絡なのか、はたまた、超能力ですか?ということになってしまいます。
 システムのプロセスフローチャートであれば、フローチャートの線は”手順”を表すことになります。

2)スタートは何か?
 業務を開始する”きっかけ”(トリガーといったりもします)が何かが分かるようになっているかです。突然、帳票が現われて業務がスタートする場合や、帳票も無く業務がスタートすることもあります。
 お客様から、「見積もりの依頼がある」、「FAXが届く」、「15時になった」(その後、帳票をファイルから取り出す)など、何かしらの”きっかけ”があります。
 また、注文書を営業マンが用意して、お客様に捺印してもらう場合、きっかけは「注文書を用意する」ではなく、お客様から(電話なり、FAXなりで) 注文の意思をもらうところから始まります。

 3)入力データや転記内容のチェックが考慮されているか?
 内部統制上必要なことですと言えますが、中小企業や零細企業でも、間違いを防ぐために何かしらのチェックは必要です。業務を見直すとして、ペーパーレス化した場合に、比較チェックする資料が”無い”なんてことが無いようにしたいものです。

業務フローチャートを書くのであれば、後々に見たとき、見た人が分かるように書きたいものです。

以上