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 これまで、ワークフローシステムの導入で失敗しないための共通的なポイントをお話ししてきました。今回は、ワークフローシステムを単なる”経費精算”や”電子稟議”システムとしての利用だけではなく、さらに使いこなしていく方法をいくつかご紹介します。
これらの事例は、実際に存在するものばかりですが、まだまだ、具体的事例は少ないものと思われます。しかし、ワークフローシステムの導入メリットを最大限に活かすことを考えれば、みなさんの会社でも検討の余地はあるのではないでしょうか?

縦の流れから横の流れで運用
 ここからは、ワークフローシステムの今後の展開を考えてみたいと思います。現状では、ここまで利用しているケースは非常に稀ですが、うまく使いこなせば大きな導入効果が得られるものとして、検討できるものもあるでしょう。

通常のワークフローシステムの電子申請は、”ひとつの部署を下から上へ”、そして、経理や総務といった”役割部門”へ回覧される“一方通行”のフローとなっています。それを、“双方向”のフローへの適用ができないかを考えましょう。

まずは、通常の電子申請~承認システムの場合、このような流れになります。
1)担当者が電子申請します。
2)担当者の直接の上長である係長が承認します。
3)さらにその上の課長、そして、部長が承認します。
4)そして、最終決裁者のTOP(社長)が承認(決裁)します。
5)決裁済みデータを経理部が最終確認をして、フローが完結します。

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しかし、実際の業務ではどうでしょう。例えば、営業部門と仕入部門で情報を共有、あるいは、やり取りをすることがあるでしょう。営業部門で受注(あるいは見積もり)申請したものを仕入れ部門で在庫や価格を確認し、返事をする場合です。
1)営業担当が、受注伺いを申請します。
2)直接の上長の係長が承認します。
3)仕入部門では、担当が決められて、仕入価格や在庫の有無をチェック。受注が可能であれば承認します。
4)仕入承認の結果は営業担当に戻されます。
5)受注決裁は営業所長、金額や相手先によっては営業部長、社長が行います。
6)営業事務が最終確認し、受注を基幹システムに登録します。

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この場合、営業部門から仕入れ部門へ、一旦営業部門にもどってから上長へといったワークフローとなります。
同様に、基幹システムとの連動やSFAとの組み合わせなどでも同じような流れがあるのではないでしょうか?

要件整理の事例