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今回は、ワークフローシステム導入の最終回として、「ワークフローシステムの選定」について見ていきます。

まずは、システムの機能についてチェックしましょう。

□Webシステムであるか?wf-image2
 新たに多くのハードウエアを導入するのでは費用対効果が激減してしまいます。利用端末を選ばないシステムの方が効果的です。

承認ルートの設定はわかりやすいか?
 いびつな組織や承認ルートを整理し、統一してからシステムを導入するのが常套手段ですが、実際の現場ではそうならないことも少なくありません。よって、複雑な組織やルート設定に対応できる必要があるでしょう。

組織変更への対応は具体的か?
 伸びる企業には組織変更がつきものです。組織変更への対応がよく考えられていることが要求されます。

フォーム設計は可能か?
 エンドユーザーがフォームを簡単に設計できる機能があれば、さらに活用度があがります。

連携機能を標準装備しているか?
 精算書データの仕訳連携や届出書データの人事DB連携などは、都度開発すると、カスタマイズに開発費用や多くの時間が取られてしまいます。

段階導入が可能であるか?
 いくつかのサブシステムにおいてマスタメンテが共有化できたり、操作面が統一されていると、そのサブシステム単位に順次導入することができます。一体化したシステムである方がよいと思います。


続いて、ワークフローシステムの業者選定のチェック項目です。

□申請~承認の分析ができるか?
 申請から承認までの期間や申請件数など運用状況を分析し、ワークフローシステムの導入効果を測ることが要求されます。システムに分析機能を備えていればいいですが、ない場合は業者に確認しましょう。

導入実績は多い方がよい
 データ量が増加するにつれ級数的にスピードダウンするケースがあります。営業マンが限界値を知っていることが重要です。できれば自社と同程度以上の規模で運用実績を確認しましょう。

様々な運用経験があるか?
 承認者の長期休暇や退職などイレギュラー的運用が想定されている必要があります。また、サポートセンターの対応も確認しましょう。
 
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以上、システム自体のチェック項目と、業者選定のチェック項目を挙げました。
どちらも重要なポイントとなりますので、取れるだけ時間をとってじっくり選定しましょう。

※このコラムは、「ワークフローシステムの導入~申請の電子化で業務効率UP~」と題したセミナーでお話しした内容から抜粋して掲載いたしました。

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