アフォード　コラム

□Ｗｅｂシステムであるか？
　新たに多くのハードウエアを導入するのでは費用対効果が激減してしまいます。利用端末を選ばないシステムの方が効果的です。

□承認ルートの設定はわかりやすいか？
　いびつな組織や承認ルートを整理し、統一してからシステムを導入するのが常套手段ですが、実際の現場ではそうならないことも少なくありません。よって、複雑な組織やルート設定に対応できる必要があるでしょう。

□組織変更への対応は具体的か？
　伸びる企業には組織変更がつきものです。組織変更への対応がよく考えられていることが要求されます。

□フォーム設計は可能か？
　エンドユーザーがフォームを簡単に設計できる機能があれば、さらに活用度があがります。

□連携機能を標準装備しているか？
　精算書データの仕訳連携や届出書データの人事ＤＢ連携などは、都度開発すると、カスタマイズに開発費用や多くの時間が取られてしまいます。

□段階導入が可能であるか？
　いくつかのサブシステムにおいてマスタメンテが共有化できたり、操作面が統一されていると、そのサブシステム単位に順次導入することができます。一体化したシステムである方がよいと思います。


続いて、ワークフローシステムの業者選定のチェック項目です。

□申請～承認の分析ができるか？
　申請から承認までの期間や申請件数など運用状況を分析し、ワークフローシステムの導入効果を測ることが要求されます。システムに分析機能を備えていればいいですが、ない場合は業者に確認しましょう。

□導入実績は多い方がよい
　データ量が増加するにつれ級数的にスピードダウンするケースがあります。営業マンが限界値を知っていることが重要です。できれば自社と同程度以上の規模で運用実績を確認しましょう。

□様々な運用経験があるか？
　承認者の長期休暇や退職などイレギュラー的運用が想定されている必要があります。また、サポートセンターの対応も確認しましょう。
 


以上、システム自体のチェック項目と、業者選定のチェック項目を挙げました。
どちらも重要なポイントとなりますので、取れるだけ時間をとってじっくり選定しましょう。

※このコラムは、「ワークフローシステムの導入～申請の電子化で業務効率ＵＰ～」と題したセミナーでお話しした内容から抜粋して掲載いたしました。

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