今回から、固定資産を購入する際の手続きのポイントについてみていきましょう。
まずは、購入時の標準的な業務フローからチェックします。

3-1.固定資産取得時の標準的な業務フロー

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3-2.固定資産の購入を決定する際に、注意する事とは?

固定資産の取得は、資産を使用する部門の担当者が取得申請書を作成して決裁者へ取得の申請を行うことから始まります。そして、決裁者が申請の内容を検討して承認することで購入が決定します。

この際、取得申請書が提出されず、勝手で購入されてしまったり、または承認されずに購入されてしまったらどうなるでしょうか?固定資産は一般的に購入金額が高額となるため、固定資産の購入の失敗により膨大なコストが発生してしまう等、金額的なリスクは大きくなる恐れがあります。

3-3.取得申請の管理ポイント
上のような事が起こらないよう、取得申請時には、以下のような管理対応が効果的であると考えられます。
(1)取得申請書はあらかじめ会社の統一書式による申請書を用意して、申請漏れを防止します。
(2)決裁者が取得内容を検討できるように、取得申請書は(取得理由)・(資産の性能)・(購入によって期待される効果)などが記入できる様式にします。
(3)高額な資産を購入する際には、申請時に見積書を添付するなどの申請ルールを決めます。
例えば、
・20万円以上の購入申請には見積書を添付する
・150万円以上の購入申請には合見積書を添付する・・・等

3-4.取得決定の管理ポイント

固定資産の購入は、必ず決裁者の承認によって決定されるようにしましょう。
その際、決裁者は以下のような点に注意して、購入が妥当であるかを検討し、決裁を行うと良いと考えられます。

(1)本当に購入が必要なのか?(取得事由・資産の性能・期待効果などの内容を確認します。)
(2)購入金額は妥当なのか?(合見積の提出や業者の選定理由を記載させ、購入金額が客観的な判断材料をもとに適切である事を確認します。)
(3)追加の費用は発生しないか?(申請金額は、資産購入金額以外の付随費用等も盛り込まれた合計金額となっている事を確認します。)

適切な手続きにより承認され購入が決定したら、取得申請書を添付書類(見積書など)と一緒に発注担当部門に回付して、発注手続きの依頼を行いましょう。



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